Asistente administrativo y servicio al cliente

Descripción y requisitos

Objetivo del puesto Brindar atención cordial y oportuna a los clientes y apoyar las operaciones administrativas diarias de la empresa. Mantener organizada la información, coordinar las gestiones asignadas y dar seguimiento a solicitudes, documentos y compromisos para facilitar el trabajo del equipo. Funciones y responsabilidades 1. Atención y seguimiento al cliente Atender clientes y visitantes de manera presencial, por WhatsApp, teléfono y correo electrónico. Proporcionar información sobre productos, servicios y talleres conforme al catálogo y las políticas de la empresa. Identificar las necesidades del cliente y canalizar consultas comerciales o técnicas con la persona correspondiente. Registrar solicitudes, mantener actualizados los datos de contacto y documentar el seguimiento realizado. Recibir reclamaciones y solicitudes de soporte o garantía, canalizarlas y mantener informado al cliente sobre su avance. Recopilar comentarios y sugerencias para contribuir a mejorar el servicio. 2. Cotizaciones, facturación y pedidos Elaborar y enviar cotizaciones siguiendo los precios y condiciones autorizados. Dar seguimiento a cotizaciones y pedidos, registrando respuestas y gestiones pendientes. Apoyar en la emisión de facturas y organización de sus documentos de respaldo. Coordinar con las áreas responsables la preparación, entrega y envío de pedidos. Informar oportunamente sobre retrasos, diferencias o situaciones que requieran intervención de gerencia. 3. Gestión documental y apoyo administrativo Organizar, digitalizar, archivar y actualizar documentos físicos y digitales para facilitar su consulta. Mantener actualizados los registros de clientes, proveedores y demás bases de datos administrativas asignadas. Recopilar información y preparar reportes para apoyar las gestiones de gerencia. Resguardar la información confidencial de la empresa, sus clientes, proveedores y colaboradores. 4. Coordinación de clientes y actividades Programar y confirmar visitas técnicas y actividades asignadas, evitando cruces de horario. Tomar notas cuando se solicite y registrar acuerdos, responsables y fechas de cumplimiento. Competencias Orientación al servicio y escucha activa. Organización, gestión del tiempo y capacidad para establecer prioridades. Atención al detalle y precisión en los registros. Iniciativa para anticipar necesidades y resolver situaciones dentro de sus atribuciones. Responsabilidad, puntualidad y seguimiento de compromisos. Discreción y manejo confidencial de la información. Trabajo en equipo y capacidad para trabajar de forma autónoma en las tareas asignadas. Adaptación a cambios de prioridades y trato profesional. Bachiller; preferiblemente estudiante de Administración de Empresas, Mercadeo, Contabilidad o carreras afines. Experiencia deseable de un año en servicio al cliente, asistencia administrativa, recepción o facturación. Manejo de Word, Excel, PowerPoint, correo electrónico y calendarios digitales. Manejo de WhatsApp Business y facilidad para aprender sistemas de facturación y seguimiento de clientes. Conocimientos básicos de archivo, elaboración de documentos y procedimientos de oficina. Buena ortografía, redacción y comunicación verbal. Disposición para aprender sobre los productos, equipos y servicios de EMI. Importación y distribución de artículos de la industria gráfica.